Risico’s in de samenwerking met private partijen

2 september 2019

Op 2 september 2019 heeft de fractie van de PvdA schriftelijke vragen gesteld ingevolge Art. 38 over risico’s in de samenwerking met private partijen. De vraag met betrekking tot samenwerking met private partijen is door de fractie PvdA als volgt ingeleid:

De PvdA heeft eerder vragen gesteld over de kwestie met een private partij waarmee het waterschap samenwerkt. Deze vragen zijn naar tevredenheid beantwoord.

Desondanks heeft dit alles ons wel aan het denken gezet. Dat denken heeft betrekking op met welke partijen we als Waterschap contracten afsluiten in de sfeer van inkoop en aanbesteding, welke mogelijkheden we hebben als Waterschap om er achter te komen of onze contractpartijen aan betrouwbaarheidsvereisten voldoen en welke risico’s we lopen als overheidsbedrijf als het gaat om zorgvuldig omgaan met de te besteden overheidsmiddelen. Op de achtergrond spelen daarbij ook mee de huidige ontwikkelingen op het gebied van ondermijning en de mogelijkheden / onmogelijkheden van de Wet BIBOB.

We zouden dan ook graag willen vernemen op welke wijze Waterschap Vallei en Veluwe bij het sluiten van contracten met private bedrijven (bij inkoop en aanbesteding bijvoorbeeld) nagaat of een contractpartij risico’s oplevert.

Beantwoording vraag

De vraag heeft betrekking op een tweetal aspecten:

• Betrouwbaarheid van de contractspartij;

• Kan de contractspartij het contract (de afspraken) nakomen.

Bij elke aanbesteding of inkoop wordt het volgende proces doorlopen:

1. Checklist inkoop en aanbesteden/inkoopvoorwaarden

Bij elke nieuwe aanbesteding/inkoop boven de € 50.000,- dient een checklist inkoop en aanbesteden te worden ingevuld. (zie bijlage 1) Dit formulier is een controle op:

– Rechtmatigheid, wordt de juiste procedure gevolgd, bij eventuele afwijking is de goedkeuring van directie noodzakelijk.

– Gebruik van Inkoopvoorwaarden, deze zijn in principe altijd van toepassing tenzij er gegronde redenen zijn om hiervan af te wijken. Het toepassen van inkoopvoorwaarden borgt dat bij onregelmatigheden het contract gemakkelijk kan worden ontbonden.

2. Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is het Europees standaardformulier dat bij Waterschap Vallei en Veluwe wordt toegepast op alle Nationale en Europese aanbestedingen en aanbestedingen welke verlopen via Tenderned (Tenderned is de website voor overheden om aanbestedingen digitaal te publiceren). Het UEA is een eigen verklaring van het bedrijf (de inschrijver) over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. De UEA is de opvolger van de ‘Eigen verklaring’. In het UEA dient de inschrijver ook aan te geven of bepaalde uitsluitingsgronden van toepassing zijn op de inschrijver.

Kortom: Om risico’s te beperken past het Waterschap bij grote aanbestedingen altijd het UEA formulier toe. De inschrijvende leverancier of dienstverlener dient tijdens de aanbesteding en dus vooraf de gunning te verklaren dat hij instemt met de uitsluitingsgronden. Zo niet dan wordt hij uitgesloten.

3. Beoordelingscriteria

Naast de hierboven genoemde uitsluitingscriteria wordt bij aanbestedingen veelal (naast prijs) geselecteerd op basis van kwaliteit. Hiervoor worden in de aanbestedingsleidraad criteria opgenomen, waar de inschrijver aantoonbaar / zichtbaar aan moet voldoen. Het natrekken van referenties kan hier onderdeel van uitmaken.

4. Past Performance

Bij ons waterschap maken we gebruik van Past Performance, leveranciers die minder of slecht presteren komen bij een nieuwe aanbesteding veel minder snel in aanmerking voor een nieuwe opdracht. We kunnen hier partijen niet mee

uitsluiten maar we kunnen wel meer sturing geven.

5. Wet Bibob

De Wet Bibob is een (preventief) bestuursrechtelijk instrument. Als er een ernstig gevaar dreigt dat bijvoorbeeld een vergunning wordt misbruikt, kan het Waterschap de aanvraag weigeren of de afgegeven vergunning intrekken.

Zo wordt voorkomen dat ons Waterschap illegale activiteiten faciliteert en wordt bovendien de concurrentiepositie van bonafide ondernemers beschermd. Om de mate van gevaar te bepalen, kan het Waterschap een advies aanvragen bij het Bureau. Afdeling projectrealisatie, juridische zaken en inkoop zijn bekend met de Wet Bibob maar hebben er tot op heden nooit beroep op gedaan.

De procedure zoals beschreven onder de punten 1 tot en met 5 is van toepassing bij inkoop en aanbestedingen. In bijzondere gevallen zoals bij het oprichten van een BV, kunnen wij, om de betrouwbaarheid en integriteit van de beoogde samenwerkingspartner zorgvuldig te onderzoeken, aanvullende onderzoeken uitvoeren (bijvoorbeeld integrity due diligence onderzoek gericht op financiële en imago aspecten) en een Verklaring Omtrent Gedrag opvragen.

Met deze beheersmaatregelen beperken wij risico’s op dit gebied.